Høsten er tiden for å planlegge det kommende driftsår
Ferien er over og det er nå på tide å planlegge både resten av året og det kommende driftsår. For å ha kontroll over de økonomiske rammevilkårene – kommende inntekter og kostnader, innbetalinger og utbetalinger – er det viktig å lage en oversikt fremover i tid. En slik oversikt vil være til uvurderlig hjelp for å kjenne til hvilken økonomisk rådighet det er i selskapet, og i tillegg gi innsikt og informasjon om den utviklingen en forventer. Et budsjett er dermed et meget viktig styringsverktøy for å treffe de gode beslutningene.
Hva er et budsjett og hvilke budsjetter bør vurderes å utarbeides?
Et budsjett er en oppstilling av de forventede inntekter og kostnader for budsjettperioden, som belyser de planene selskapet har for inneværende periode. Et budsjett kan også ses på som et planlagt regnskap. Det settes opp i samme mal som regnskapet slik at det også kan brukes til å se på avvik mellom det planlagte og det reelle regnskapet.
Siden et budsjett utarbeides i forkant av driftsåret og normalt sett godkjennes av styret før driftsåret starter, kan det være behov for en prognose i tillegg. En prognose kan ta utgangspunkt i budsjettet og justeres ift. hva som skjer underveis. Det vil dermed være et løpende hjelpemiddel gjennom året.
I tillegg til et budsjett som baserer seg på regnskapsreglene og dens periodiseringer, bør det også utarbeides et likviditetsbudsjett som viser de reelle innbetalingene og utbetalingene, og som da viser hvor mye likvider selskapet har til enhver tid. Et likviditetsbudsjett viser om en har midler til å innfri sine betalingsforpliktelser i form av inngående fakturaer, nedbetaling av gjeld, skatter og avgifter, lønn etc., eller om det er behov for å fremskaffe ekstra midler. Dette utarbeides også gjerne i forkant av driftsåret, men bør brukes gjennom året og justeres etter hendelsene.
Budsjett, prognoser og regnskap
Et budsjett lages som regel for kommende regnskapsår. Prognoser tar gjerne utgangspunkt i budsjettet og justeres underveis ift. de endringer en møter på veien, som også endrer planene ift. slik de ble lagt i budsjettprosessen. En prognose kan defineres som et justert budsjett, og blir et oppdatert styringsverktøy gjennom driftsåret.
Regnskapet er historiske tall som viser hva som virkelig skjedde. Det kan være god læring i å sammenligne budsjettet/prognosen med regnskapet som en del av den periodiske rapporteringen ovenfor styret i selskapet, og samtidig gjøre analyser på hvorfor planen ikke ble fulgt, om planen utsettes eller skrinlegges.
Hvordan komme i gang med budsjettprosessen?
Et budsjett baserer seg gjerne på tidligere års regnskap, i tillegg til erfaringer og forventninger for den perioden budsjettet lages. Oppsettet bør være likt regnskapet slik at sammenligninger og avvik kan analyseres. Dersom en tar utgangspunkt i tidligere års regnskap, må en i tillegg tenke på hva som skal skje i selskapet i den kommende perioden. Hva skal det investeres i og fokuseres på, og hvilke kostnader og inntekter vil dette dra med seg, og i hvilken retning vil det ta selskapet – vil den planlagte aktiviteten resultere i økte eller reduserte kostnader og inntekter?
Er det krav til å utarbeide et budsjett?
Aksjeloven § 6-12 sier at det er styret som skal forvalte selskapet. Styret skal være informert og holdes orientert om selskapets økonomi. Det er styret som står for å fastsette planer og budsjetter, og et budsjett skal dermed også behandles og godkjennes i styremøte. Utover dette er det ingen lovkrav som tilsier at det skal utarbeides et budsjett. Men verdien av en økonomisk plan tilsier at nærmest alle selskap, uansett størrelse, bør utarbeide et budsjett for å belyse situasjonen og de fremtidige planene og hvordan disse planene påvirker regnskapet.
Kilder: wikipedia.org – sticos.no – tripletex.no – aksjeloven – visma.no
Føler du behov for assistanse og hjelp til budsjettprosessen tar vi gjerne utfordringen! Ring oss, eller send oss en e-post: